5 tips voor effectief contractmanagement in de maakindustrie

Contractmanagement in de maakindustrie wordt steeds belangrijker. Door de toenemende complexiteit van toeleverketens is het bijhouden en registreren van lopende contracten essentieel. Daarnaast is digitaal contractmanagement een belangrijk onderdeel van een efficiënte supply chain. 

Toch blijkt uit onderzoek dat veel bedrijven hier nog geen passende systemen voor hebben, contacten zwerven vaak door inboxen, verschillende lokale computers of zijn er simpelweg niet. In deze blog geef ik je 5 tips hoe jij als inkoper effectief contractmanagement kunt inzetten voor de optimalisatie van jouw inkoopproces!

De tips:

1. Leg vast wat jij uit jouw contracten wilt halen
2. Bouw een structuur voor registratie van contacten
3. Maak een evaluatiesysteem voor lopende contracten
4. Besteed meer tijd aan leveranciersmanagement

5. Digitaliseer het complete proces

1. Leg vast wat jij uit jouw contracten wilt halen.

Begin bij het begin, overleg waarvoor jouw organisatie contracten nodig heeft. Denk hierbij aan leveringsafspraken maar ook de bescherming van projecten, documenten, communicatie, tekeningen en ideeën? Verder is het goed om te bepalen of er echt bij elke leverancier een contract moet liggen of dat een bepaald segment voldoende is. Niemand houdt van onnodig papierwerk, dus wees kritisch!

Kijk ook goed naar het verleden. Waar is het eerder mis gegaan met afspraken, en bij wie lag de verantwoordelijkheid? Door dit scherp te hebben kun je duidelijker communiceren in jouw rol als contractmanager en beperk je kans op frictie met jouw leveranciers.

2. Bouw een systeem voor de registratie van contracten

Mits je dit nog niet hebt binnen jouw ERP systeem is dit essentieel. Houd per leverancier, per relevante periode bij welke contracten en afspraken ze hebben lopen. Zet hiernaast ook meldingen voor contracten die dreigen te verlopen of die automatisch verlengd worden. Uiteindelijk gaat het erom dat je altijd snel bij het juiste contract terecht kunt komen, mocht er een discussie ontstaan.

Zorg ook dat je de de administratie bijhoudt in een cloud-omgeving. Enerzijds zorg je zo dat je snel documenten kunt delen met relevante partijen, anderzijds raak je zo ook je contracten niet kwijt bij een crash van je harde schijf. 

3. Evalueer gestandaardiseerd gemaakte afspraken

Fouten worden er altijd gemaakt, de truc is om dit meetbaar te maken. Houd onpartijdig en eerlijk bij waar knelpunten ontstaan, waardoor deze komen en bepaal vooraf wat je doet als dit gebeurt. 

Blijf ook communiceren met jouw partners, soms zit er meer waarde in het gezamenlijk oplossen van een probleem dan in het meteen laten vallen van een samenwerking. Hiernaast is het altijd goed om in onderhandelingen wederzijds te weten waar verbeterpunten liggen.

4. Besteed meer tijd aan leveranciersmanagement

Leveranciersmanagement heeft betrekking op alle acties die je onderneemt om een samenwerking met een leverancier te verbeteren of te onderhouden. Vaak wordt er pas actie ondernomen als er iets misgaat, dus altijd vanuit een negatieve trigger. Het loont om ook als er zaken goed gaan, of gewoon één keer per kwartaal even contact op te nemen om te checken hoe de zaken ervoor staan bij jouw partner.

Misschien lopen ze wel tegen zaken aan waar je niets vanaf weet, of zijn ze van plan het contract op te zeggen terwijl jij ontzettend tevreden bent. Beide zijn handig om mee te nemen in jouw verdere strategie!

5. Digitaliseer het complete proces

In de huidige werkwijze worden contracten vaak uitgeprint, ondertekend en weer in gescand en opgestuurd. Er komen steeds meer tools beschikbaar waarbij dit digitaal mogelijk is met een digitale handtekening. Een digitale handtekening (ook wel elektronische handtekening of e-handtekening) is de digitale vervanger van de ‘natte’, handgeschreven handtekening. 

Door het digitaliseren van deze processen verlaag je kosten, bespaar je tijd en verbeter je de communicatie. 

Meer weten zie deze blog over NDA/geheimhoudingsverklaring. 

Waar moet ik beginnen?

Bij het begin! Loop rustig deze tips door en probeer lange termijn doelen op te stellen per punt. Er zijn online platformen, zoals Tech2B beschikbaar die je al met veel van bovenstaande tips kunnen helpen. Digitale ondertekening, centrale cloud storage en overzichtelijk preferred supplier lijsten zijn hier enkele voorbeelden van.

Als je ook graag op weg geholpen wilt worden met Tech2B, kun je hier aan de slag!