Digitale handtekening voor NDA / Geheimhoudingsovereenkomst

De vertrouwelijkheid van projecten is een steeds belangrijkere voorwaarde voor het zaken doen met toeleveranciers binnen de maakindustrie. Opdrachten binnen de maakindustrie worden dan ook steeds vaker onder geheimhouding/NDA naar toeleveranciers gestuurd. Een NDA (non disclosure agreement) is een belangrijk geheimhoudings-document in de samenwerking met toeleveranciers. Hiermee wordt het project, documenten, communicatie, tekeningen en ideeën beschermd. Digitaal ondertekenen is hiervoor een handige en betrouwbare uitkomst.

Is een NDA/Geheimhoudingsovereenkomst noodzakelijk?

Het doel van een geheimhoudingsovereenkomst is natuurlijk het voorkomen dat bepaalde informatie op straat komt te liggen. Een geheimhoudingsovereenkomst of NDA beschermt je dus bij het uitwisselen van vertrouwelijk informatie. OEM’ers willen niet dat bepaalde informatie of tekeningen van (sub)onderdelen verder verspreid worden in de supply chain. Je legt dus vast welke informatie geheim is, hoelang dit geheim moeten blijven en dat de informatie onder voorwaarde verder verspreid mag worden naar andere toeleveranciers. Dit kan dus op projectbasis, bij het aangaan van een lange termijn partnership of bij een losse opdracht. Een NDA of geheimhoudingsovereenkomst is dus geen licentie overeenkomst of een overeenkomst intellectueel eigendom (IP).

Wat is een digitale handtekening?

In de huidige werkwijze worden NDA vaak uitgeprint, ondertekend en weer ingescand en opgestuurd. Er komen steeds meer tools beschikbaar waarbij dit digitaal mogelijk is met een digitale handtekening. Een digitale handtekening (ook wel elektronische handtekening of e-handtekening) is de digitale vervanger van de ‘natte’, handgeschreven handtekening.

Er zijn op dit moment twee type e-handtekeningen. Een gewone elektronische handtekening en een gekwalificeerde elektronische handtekening. Een ingescande “natte” handtekening is een gewone e-handtekening; een gewone handtekeningen die gedigitaliseerd is. Een gekwalificeerde handtekening heeft een gekwalificeerd certificaat en is daardoor een stuk veiliger. Met het certificaat wordt de identiteit van de ondertekenaar aan de digitale handtekening gekoppeld en wordt de handtekening aan het document gekoppeld.

Is een e-handtekening rechtsgeldig?

Ja. Een gekwalificeerde handtekening is volledig rechtsgeldig.

In de praktijk

Veel bedrijven binnen de metaalindustrie hanteren de Metaalunievoorwaarden. Hierin staat over geheimhouding het volgende beschreven:

Artikel 3: Geheimhouding

3.1. Alle door of uit naam van opdrachtnemer aan opdrachtgever verstrekte informatie (zoals aanbiedingen, ontwerpen, afbeeldingen, tekeningen en knowhow) van welke aard en in welke vorm dan ook, zijn vertrouwelijk en zullen niet door opdrachtgever worden gebruikt voor enig ander doel dan ter uitvoering van de overeenkomst.

3.2. De in lid 1 van dit artikel genoemde informatie zal door opdrachtgever niet openbaar worden gemaakt of worden vermenigvuldigd.

3.3. Indien opdrachtgever een van de in de lid 1 en 2 van dit artikel genoemde verplichtingen schendt, is hij per overtreding een direct opeisbare boete verschuldigd van € 25.000,-. Deze boete kan naast schadevergoeding op grond van de wet worden gevorderd. 3.4. Opdrachtgever moet de in lid 1 van dit artikel genoemde informatie op eerste verzoek, binnen een door opdrachtnemer gestelde termijn, naar keuze van opdrachtnemer, retourneren of vernietigen. Bij overtreding van deze bepaling is opdrachtgever aan opdrachtnemer een onmiddellijk opeisbare boete verschuldigd van € 1.000,- per dag. Deze boete kan naast schadevergoeding op grond van de wet worden gevorderd.

Dit betekent dus dat er niets vastligt over de geheimhouding van de verstuurde tekeningen die de opdrachtgever (inkoper) naar de opdrachtgever (toeleverancier) verstuurt. Mocht een inkoper dus nog iets willen vastleggen over de geheimhouding van bijvoorbeeld tekeningen over een (sub)onderdeel dan zal hiervoor een NDA/geheimhouding documenten getekend dienen te worden. De toeleverancier kan anders zonder NDA of andere algemene voorwaarde de tekeningen verder verspreiden. Voor belangrijke of vertrouwelijke subonderdelen kan dit tot schade leiden.

Snel en eenvoudig NDA’s toevoegen

Tech2B beschikt over een oplossing waarbij je digitale handtekeningen kunt vastleggen. Via de aanvraagpagina kunt je een offerte aanvraag samenstellen. Je begint met een stukje algemene informatie en de productie of bewerkingsmethode, het materiaal en afmetingen. Daarna kun je een of meerdere producten en bestanden uploaden. Wanneer je kiest voor de optie “generen”,  worden de producten automatisch in een overzicht gezet en de documenten die bij elkaar horen samengevoegd.

Daarna kun je aangeven hoe je de opdracht wilt uitzetten. Dit kan zowel openbaar als besloten en al dan niet met een NDA. De NDA kan eenvoudig als Microsoft Word-, PDF- of ander veelgebruikt type document vanaf je computer worden geüpload. Zodra er een NDA is toegevoegd aan de opdracht, kunnen toeleveranciers de opdracht en belangrijke gegevens niet inzien voordat de NDA digitaal is ondertekend.

Na het invullen van de informatie kun je er ook nog kiezen om bedrijven uit de matchmaker uit te nodigen. Hoe meer informatie je invult, hoe beter de match met de voorgestelde toeleveranciers. Hierdoor vergroot je de kans op snelle en interessante offertes.

Met een goed contract voorkom je eventuele problemen. Mochten er uiteindelijk toch zaken fout gaan of anders lopen dan gedacht, dan ligt in de NDA/geheimhoudingsovereenkomst vast hoe dit moet worden opgelost. Via Tech2B is het mogelijk om per project een NDA/geheimhoudingsverklaring op te nemen. De contract wordt getekend via DocuSign.

Voordelen van digitaal tekenen via Tech2B:

1. Doorlooptijd versnellen

Vaak worden er via de e-mail PDF’s verstuurd die de toeleverancier moet uitprinten, ondertekenen, inscannen en dan weer terug sturen via e-mail of post. Bij het uitzetten van een nieuwe offerte aanvraag is dit een tijdrovende en foutgevoelige klus. Zeker als de offerte aanvraag ook nog bij meerdere bedrijven wordt uitgezet. Met de DocuSign functie op Tech2B kost het afhandelen van contracten, goedkeuringen geen dagen meer, maar hooguit enkele minuten. Digitale ondertekenen versnelt de afhandeling van de overeenkomsten, maakt handmatige taken overbodig en houdt alles overzichtelijk. 

2. Efficiënter werken

Met de Docusign functie op Tech2B verminder je de handmatige taken en wordt het gemak voor zowel de inkoper als toeleveranciers sterk verbeterd. De ondertekende NDA’s worden direct gelinkt aan de betreffende opdracht en zijn te allen tijde terug te vinden. Ook wordt een opdracht direct inzichtelijk na ondertekening van de NDA, zonder dat hier een extra handeling voor uitgevoerd moet worden.

3. Vereenvoudig het ondertekenproces

Met de NDA functie op Tech2B kun je de overeenkomsten makkelijk en veilig ondertekenen. Hiermee verminder je fouten bij het ondertekenen en versterk je de juridische grondslag. Het bewerkelijke proces van uitprinten, ondertekenen, inscannen en versturen is verleden tijd. De doorlooptijd van het ondertekenproces kan door digitaal ondertekenen met zeker 80% versneld worden.

4. Ondertekenen in één minuut

Niet meer printen, tekenen en scannen. Met een elektronische handtekening in een workflow gaat dit veel eenvoudiger. Het is mogelijk om per opdracht (openbaar of besloten) een NDA toe te voegen. Pas nadat de NDA is ondertekend, komt de betreffende informatie beschikbaar. De verstrekker verzekert zich hierdoor optimaal tegen uitlekken van gevoelige informatie.

Meer informatie over de mogelijkheden?

Plan een demo in met Jaap of Pascal

Meld je vrijblijvend aan: Aanmeldpagina

Canline: “Tech2B is vooral onderscheidend in de offerte-fase”