Deel dit
Door Paul Wouters op 10-jul-2023 15:51:00
Strategische inkopers binnen de industrie staan voor unieke uitdagingen. Het vinden van het juiste evenwicht tussen kwaliteitsborging, prijzen en levertijden draagt dan ook in hoge mate bij aan de concurrentiepositie voor jouw bedrijf. Om deze positie vast te houden is het daarnaast van belang om op de hoogte te blijven van innovaties en veranderingen in de markt van gespecialiseerde suppliers. Hoe effectief leveranciersmanagement bijdraagt aan een zo laag mogelijke total cost of ownership voor jouw volledige inkoopportefeuille van maakdelen.
In deze blog komt het volgende aan bod:
-
Waarom jouw supply base niet rendeert: veelvoorkomende bottlenecks. Ontdek de knelpunten die vaak voorkomen in de supply base en leer hoe je deze kunt aanpakken om de prestaties te verbeteren.
-
Vaardigheden om leverancierstevredenheid en loyaliteit te optimaliseren. Ontwikkel de benodigde vaardigheden om een sterke band met je leveranciers op te bouwen, hun tevredenheid te vergroten en hun loyaliteit te versterken.
-
Twee strategieën voor kostenoptimalisatie. Leer over twee effectieve strategieën om kosten te optimaliseren in jouw supply base, zodat je meer waarde uit je inkoopproces kunt halen.
-
Self-Audit jouw supply base proces. Leer hoe je een zelfevaluatie van je supply base proces kunt uitvoeren, om inzicht te krijgen in de zwakke punten en mogelijke verbeteringen.
-
Een betrouwbare supply base met een lage total cost of ownership. Ontdek hoe je een betrouwbare supply base kunt opbouwen en onderhouden, met een focus op het minimaliseren van de total cost of ownership.
Supplier Management
Supplier management is een veelomvattend begrip dat verschillende belangrijke pijlers omvat, zoals inkoopbeleid, inkoopprocessen, digitalisering en contractmanagement. Het strekt zich uit over het volledige proces, van het initiële contact met leveranciers tot de evaluatie na levering. Om een duidelijk beeld te krijgen van de volledige supply chain en eventuele knelpunten daarin, is het essentieel dat inkopers hun supplier management proces goed inrichten. Door deze knelpunten inzichtelijk te maken, kunnen inkopers de juiste aanpassingen maken en werken aan het verlagen van hun total cost of ownership.
Een goede eerste stap om dit proces in te richten, is het analyseren van de supplier base, oftewel alle toeleveranciers die je hebt verzameld. Hierbij kun je jezelf vragen stellen zoals: Welke partijen presteren vaak goed en waar is er juist ruimte voor verbetering? Waar is er druk op capaciteit en waar verwacht je groei of krimp van orders? Door deze vragen te beantwoorden, krijg je een eerste inzicht in de kwaliteit van jouw supply base en kun je beginnen met het optimaliseren van jouw total cost of ownership, het verbeteren van de samenwerkingsefficiëntie en het verhogen van de klanttevredenheid.
In het volgende hoofdstuk zullen we je stap voor stap laten zien hoe je deze analyse kunt uitvoeren en jouw supplier management proces kunt optimaliseren.
Waarom jouw supply chain niet rendeert: veelvoorkomende bottlenecks
Haal meer rendement uit jouw supply chain! Dit is een vraag die niet vaak genoeg gesteld wordt in de industrie. Vaak ligt de focus te veel op brutowinst in het verkoopproces, terwijl er juist ook veel winst te behalen is binnen inkoopprocessen. Toch zijn veel inkopers vooral bezig met het verkrijgen van de juiste onderdelen tegen de juiste kwaliteit en levertijd, zonder te beoordelen of dit beter geoptimaliseerd kan worden om kosten te besparen.
Als inkoper ben je vaak al ontzettend druk met het managen van jouw supply chain, waardoor het lastig en tijdrovend kan zijn om echt te beoordelen waar er kosten bespaard kunnen worden. Maar, vaak is niet altijd.
In het volgende hoofdstuk gaan we dieper in op veel voorkomende bottlenecks, waar je als inkoper vast bekend mee bent. Deze bottlenecks kunnen zich voordoen in verschillende fases van het inkoopproces en kunnen zorgen voor flinke deuken in je total cost of ownership.
Veelvoorkomende bottlenecks, waar we in het volgende hoofdstuk verder op ingaan, zijn onder andere:
-
Tijdsgebrek: Door de afhankelijkheid van derden kan het indelen van tijd een uitdagende taak zijn. Hierdoor ontstaat er vaak een tekort aan tijd en moeten er keuzes gemaakt worden waar kostbare tijd effectief kan worden ingezet.
-
Selectiebias: Er is sprake van een selectiebias als je voor een bepaald vraagstuk, bijvoorbeeld het inkopen van een maakdeel, maar een klein deel van de doelgroep benadert. Hierdoor ontstaat een onvolledig beeld van de mogelijkheden en prijzen.
-
Valideren van partners: Vooral bij onbekende partners is dit een lastige bottleneck. Hoe valideer je als inkoper, zonder veel tijd te investeren, of bedrijven ook daadwerkelijk kunnen waarmaken wat ze communiceren? Deze bottleneck is vaak de aanleiding van de eerdergenoemde selectiebias.
In het volgende hoofdstuk nemen we alle fases van het inkoopproces met bijbehorende obstakels door, zodat je beter inzicht krijgt in hoe je deze bottlenecks kunt aanpakken en jouw supply chain kunt optimaliseren.
Self-audit jouw supply base proces
Herkenbaar? Verreweg de meeste aanvragen worden probleemloos doorgestuurd naar jouw vaste leveranciers, waar al afspraken zijn gemaakt over capaciteit en prijzen. Echter, binnen de maakindustrie blijft een aanzienlijk percentage van de aanvragen over waarvoor een volledig nieuw offertetraject nodig is. Dit is te wijten aan het feit dat in de maakindustrie veel op projectbasis wordt gewerkt, waardoor het moeilijk is om vaste afspraken te maken. In deze 15% van de aanvragen liggen de grootste uitdagingen, maar ook de grootste kansen voor inkopers om een aanzienlijk verschil te maken.
Voordat we verder ingaan op deze kansen, is het goed om even stil te staan bij het volledige inkoopproces. Per stap zullen we dieper ingaan op het effect en de aanpak van veelvoorkomende bottlenecks. In dit geval gaan we uit van een volledig aanvraagtraject, waarbij de leverancier nog niet bekend is.
Zoeken, selecteren & matchen
Bij het selecteren van de juiste leverancier op basis van expertise en capaciteitsbehoefte, kun je zowel binnen als buiten je huidige leveranciersbestand zoeken en een offerteaanvraag uitzetten. Echter, een veelvoorkomende bottleneck in dit proces is een zogeheten data-bias. Ondanks de omvang van je netwerk is het bijna onmogelijk om per aanvraag voldoende data te verzamelen om de beste match te maken op basis van expertise en beschikbare kwaliteit. Dit leidt tot frictie binnen supply-chains en heeft tot gevolg dat een kleine 30% van de orders binnen de industrie onderling wordt doorgestuurd.
Tijdgebrek is ook een knelpunt waar rekening mee gehouden moet worden in dit proces. Door krappe deadlines, druk op de time-to-market en het brede takenpakket van inkopers is er vaak simpelweg niet genoeg tijd om het benodigde uitgebreide onderzoek te doen naar de "perfecte" leverancier.
De oplossing voor deze bottleneck is het investeren in een uitgebreide dataset van potentiële leveranciers en hun beschikbare capaciteit, evenals het implementeren van effectieve systemen om deze leveranciers bij relevante vraagstukken effectief te benaderen. Door te investeren in betrouwbare en actuele gegevens over potentiële leveranciers, kun je beter geïnformeerde beslissingen nemen en de kans op de juiste match vergroten. Dit zal niet alleen helpen om de data-bias te verminderen, maar ook de efficiëntie en effectiviteit van het inkoopproces verbeteren.
Validatie
Wil deze leveranciers hun beloftes waarmaken? Dat is de cruciale vraag die je beantwoord wilt hebben voordat je verdergaat in het offertetraject. Een fout in deze fase kan namelijk problemen veroorzaken in de productieplanning en uiteindelijk de total cost of ownership verhogen.
Het grootste risico in deze fase ligt in de ongeverifieerde data die online beschikbaar is. Iedereen kan beweren dat ze experts zijn op alle gebieden, maar is dit werkelijk het geval?
Daarom is het verstandig om, waar mogelijk, grondig onderzoek te doen naar de desbetreffende leveranciers. Denk hierbij aan een telefonische kennismaking, het opvragen van relevante referenties en het controleren van certificeringen. Het meten van prestaties en kwaliteit draagt bij aan een hoger kwaliteitsbewustzijn. Bovendien kun je in deze fase snel en gericht bijsturen om problemen in latere stadia van het proces te voorkomen.
Offerte uitvraag & Levervoorwaarden
Na de selectiefase en validatiefase ligt de bal bij de leverancier. Hoe gaan ze om met jouw offerteaanvraag? Reageren ze binnen de verwachte tijd met de juiste prijs en levertijd? Het kan echter voorkomen dat de leveranciers die je digitaal vindt, ook als eerste door anderen worden benaderd. Hierdoor kan het zijn dat je lang moet wachten op een antwoord, en tijdsdruk speelt dus ook in deze fase een grote rol. Het gevaar is dat je door tijdsdruk gedwongen wordt verder te gaan met een partij die niet 100% aansluit bij jouw wensen.
In deze fase wordt ook de grondslag gelegd voor de rest van het orderproces. Zaken als leveringsvoorwaarden en non-disclosure agreements (NDA's) moeten in deze fase geregeld worden om misverstanden later te voorkomen. Helaas vereisen NDA's vaak handtekeningen, wat een niet-duurzaam en tijdrovend proces van printen, scannen en terugsturen kan betekenen.
Als inkoper is het belangrijk om voldoende tijd te plannen voor offerteaanvragen. Doe regelmatig benchmarks op bestaande leveranciers, houd markttrends in de gaten en blijf op de hoogte van nieuwe technologieën en automatiseringen binnen de markt. Zorg er ook voor dat jouw documentatie, NDA's en leveringsvoorwaarden altijd up-to-date zijn en faciliteer systemen om deze digitaal te registreren en te laten ondertekenen om tijd te besparen. Op die manier kun je efficiënter en effectiever te werk gaan bij het selecteren van de juiste leverancier voor jouw behoeften.
Orderbevestiging
Na akkoord op offertes vanuit de inkoper is het aan de leverancier om een bevestiging te geven van de afgesproken prijs en levertijd. Echter, een veelvoorkomend probleem is dat niet alle toeleveranciers dit standaard doen. Dit kan resulteren in potentiële misvattingen over leverdata en het risico op het verliezen van overzicht in het productietraject. Wanneer je bestelt bij bestaande relaties waar al afspraken liggen, kun je in overleg deze stap overslaan.
Bij nieuwe leveranciers of incidentele aankopen is het echter wel aan te raden om bevestigingen te laten registreren in een daarvoor bestemd systeem. Dit zorgt voor meer duidelijkheid en transparantie in het inkoopproces, en voorkomt onduidelijkheden en mogelijke problemen in de toekomst. Het is daarom van belang om met nieuwe leveranciers de communicatie over prijzen en levertijden zorgvuldig af te stemmen en de bevestigingen goed te documenteren. Op die manier behoud je het overzicht en minimaliseer je de kans op onverwachte situaties in het productietraject.
Levering & prestatiemeting
In deze laatste stap van het proces wordt er vanuit inkoop gecontroleerd of alles volgens planning is verlopen. Wordt de verwachte kwaliteit geleverd? Zijn de producten op tijd en volgens de orderbevestiging of factuur geleverd? Is de communicatie vloeiend verlopen? Belangrijker nog, als er iets mis is gegaan, hoe is dit opgelost door de leverancier?
Door volgens een standaard model te evalueren, krijg je inzicht in de partijen die het beste aansluiten bij jouw inkoopstructuur. Deze prestatiemeting kan in verschillende stappen worden vastgelegd:
-
Het uitwerken van een scoringsmodel: Wat zijn de uitgangspunten voor een eenduidige en consistente beoordeling?
-
Bepalen wie de beoordeling gaat uitvoeren.
-
Het vaststellen van prestatie-indicatoren: Welke criteria zijn belangrijk voor de beoordeling?
-
Het bepalen van de normering: Wat zijn de maatstaven voor een goede prestatie?
-
Uitwerken van de evaluatie en het bepalen van eventuele contractuele gevolgen.
Door deze evaluatiestappen te volgen, kun je leveranciers op een gestructureerde en objectieve manier beoordelen. Dit zal helpen bij het identificeren van de meest geschikte leveranciers voor jouw inkoopbehoeften en het waarborgen van een efficiënt en effectief inkoopproces.
Een betrouwbare supply base met een lage total cost of ownership
Voor de realisatie van een optimale supply base is het van cruciaal belang om bewust alle eerder genoemde stappen in het inkoopproces te doorlopen en de volgende bottlenecks te vermijden:
-
Tijdsgebrek: Neem voldoende tijd voor het inkoopproces en zorg voor een goed planning, zodat je niet onder tijdsdruk hoeft te werken en de kans op fouten vermindert.
-
Databias: Wees je bewust van mogelijke vertekeningen in de verzamelde data en zorg voor objectieve en betrouwbare informatie om de beste leveranciers te selecteren.
-
Selectiebias: Vermijd het beperken van je selectie tot slechts een klein deel van de potentiële leveranciers, maar betrek een brede en representatieve groep om een volledig beeld te krijgen van de mogelijkheden.
Zorg ervoor dat je start met een zo breed mogelijke database van effectief te bereiken leveranciers, waarvan je op de hoogte bent van hun expertise en kwaliteiten door middel van audits. Daarnaast is het aan te raden om waar mogelijk te standaardiseren en te digitaliseren, om tijd te besparen en de kans op fouten te verkleinen. Op die manier kun je een sterke supply base opbouwen en succesvolle inkoopbeslissingen nemen voor jouw organisatie.
Ben jij als inkoper ook bezig met de optimalisatie van jouw supply baseen herken je jezelf in bovenstaande uitdagingen? Of wil je weten welke toepassingen jouw collega-inkopers gebruiken om hun sourcing processen beter in te richten en zo hun total cost of ownership
verlagen? Onze specialisten denken graag mee met je mee.
Over Tech2B
Tech2B is een digitaal systeem speciaal ontwikkeld voor de maakindustrie, waar kennis, expertise en capaciteit samenkomen op één platform. Het biedt diverse toepassingen op het gebied van ketenintegratie, digitalisering en matchmaking, waarmee het inkopers binnen de industrie helpt om te reageren op toenemende concurrentie, tijdsdruk en innovatie-eisen. Het platform speelt ook in op de groeiende kloof in digitalisering binnen (regionale) toeleverketens en ondersteunt de transitie naar Industrie 4.0.
Enkele voordelen van Tech2B zijn:
-
Vind nieuwe toeleveranciers: Het platform stelt inkopers in staat om nieuwe, geschikte toeleveranciers te ontdekken.
-
Plaats eenvoudig een offerteaanvraag: Binnen slechts 5 minuten kunnen inkopers gemakkelijk offerteaanvragen plaatsen.
-
Ontvang snel relevante offertes: Door middel van de matchmaking-functionaliteit worden inkopers snel voorzien van relevante offertes.
-
Centraliseer en digitaliseer het RFQ-proces: Het platform maakt het mogelijk om het Request for Quote-proces te centraliseren en te digitaliseren.
-
Advies van AI Matchmaker: De AI Matchmaker van Tech2B biedt inkopers ondersteuning en advies bij het selecteren van de juiste leveranciers.
-
Rechtsgeldige, digitale NDA's: Data kan beschermd worden door middel van rechtsgeldige, digitale Non-Disclosure Agreements (NDA's).
Met deze functionaliteiten stelt Tech2B inkopers in staat om hun inkoopprocessen te optimaliseren, tijd te besparen en efficiënter te werken in een steeds competitievere markt met toenemende digitaliseringseisen.
Meer informatie? Neem vrijblijvend contact met ons op of plan direct een online afspraak in.
Nog geen reacties
Laat ons weten wat je denkt