E-Sourcing in de maakindustrie: definitie, het proces en de voordelen

E-sourcing is een methode voor het inkopen van goederen en diensten waarbij het internet wordt gebruikt om leveranciersbeoordelingen uit te voeren en verbindingen tussen verschillende bedrijven tot stand te brengen.

Wat is sourcing en e-sourcing? 

Voordat een maakbedrijf zijn producten of diensten kan leveren zal er eerst een inventarisatie moeten worden gemaakt van de delen die nodig zijn om het product of de dienst te maken. Hiermee begint het inkoopproces. Door te bepalen welke onderdelen nodig zijn, en wat ervoor nodig is om deze te maken, kan een budget worden opgesteld en toegewezen. “Sourcing” maakt de hele levenscyclus van het inkoopproces gemakkelijker te beheren. 

Het primaire doel van sourcing is het evalueren van de trends in de markt, en de organisatie moet mogelijkheden vinden om de kosten in verband met de inkoop van producten of onderdelen te verlagen. Succesvolle sourcing vereist management expertise, bekendheid met juridische contacten en onderhandelingsstrategieën.

Aan de andere kant verwijst e-sourcing naar een geavanceerde manier van sourcing die het traditionele proces stroomlijnt door de vereiste procedures op één geconsolideerde online plek uit te voeren. E-sourcing is een methode voor het inkopen van goederen en diensten waarbij het internet wordt gebruikt om leveranciersbeoordelingen uit te voeren en verbindingen tussen verschillende bedrijven tot stand te brengen.

Het beheer van inkoopstrategieën van het begin tot einde kan worden verbeterd met behulp van verschillende e-sourcing softwarepakketten of tools die nu beschikbaar zijn. E-sourcing platforms of -systemen bieden opties voor uitgavenanalyse, wat de deur opent naar het verbeteren van het bestedingspatroon en het evalueren van de capaciteiten van leveranciers. Een bijkomend voordeel van het gebruik van e-sourcing-technologieën is het onderzoek van de metrische gegevens van het project. 

Hoe werkt E-Sourcing nu echt? 

De complete procedure is onder te verdelen in de onderstaande stappen:

Pre-Purchase Questionnaire

Alvorens in zee te gaan met een leverancier, is het essentieel om te bepalen of de betreffende leverancier geschikt is om zaken mee te doen. ‘Pre-Purchase Questionnaires’, ook wel PPQ’s, zijn uitgebreide vragenlijsten die door bedrijven worden gebruikt om te bepalen of een potentiële leverancier aan hun eisen voldoet. PPQ’s worden vaak gebruikt in de publieke sector. Andere bedrijven kunnen de procedure echter een verzoek om informatie (RFI) noemen.

In het verleden moesten inkoopteams deze documenten altijd handmatig invullen en verwerken. Een proces dat uren kan duren. E-sourcing of Electronic Sourcing maakt het proces efficiënter omdat leveranciers hun antwoorden kunnen indienen in e-sourcing software, die onmiddellijk naar de productieorganisatie wordt verzonden. Het stelt bedrijven in staat om in kortere tijd gegevens van veel leveranciers te verzamelen. Bovendien garandeert het dat alle taken consistent worden uitgevoerd.

“Invitation to tender”

Een ‘invitation to tender’, of kortweg ITT, wordt gebruikt om concurrerende voorstellen van verschillende leveranciers te werven. Het wordt ook gedefinieerd als een aanbesteding. Leveranciers krijgen een ITT nadat ze op een PQQ hebben gereageerd en zijn gekozen om door te gaan naar de volgende fase van het inkoopproces.

Het ITT-document somt de behoeften van de productieorganisatie op, zoals welke goederen of diensten nodig zijn. Het legt ook uit welke informatie de inkoper aan de leveranciersorganisatie zal vragen over haar beleidsinitiatieven, methodologieën, workflow en hoe het beoordelingsproces zal werken. Leveranciers vullen dit document in zodat het proces naar de volgende stap kan gaan.

“Request for Quotation (RFQ)”

De belangrijkste overweging bij het kiezen van een leverancier zijn de kosten. Kopers zullen formulieren uitdelen aan leveranciers en die leveranciers vragen prijsinformatie te geven voor de diensten die ze kunnen leveren.

Stel dat een koper een beter inzicht wil hebben in de prijsklassen die op de markt beschikbaar zijn. In dat geval kunnen ze ervoor kiezen om RFQ's te gebruiken voordat ze naar een RFI of ITT gaan.

Evaluatie

Een evaluatieproces wordt uitgevoerd na het verzenden en ontvangen van de beoordeling formaten. Tijdens dit proces beoordeelt de potentiële koper de informatie die een leverancier hem heeft gegeven om te bepalen of de leverancier een geschikte kandidaat is voor de uitbesteding.

In het verleden vereiste deze procedure het fysiek doorzoeken van een grote hoeveelheid documentatie van leveranciers die waren uitgenodigd om hun diensten aan te bieden. Maar e-sourcing transformeert dit alles. Het biedt gebruikers een geavanceerde reeks statistieken, analyses en mogelijkheden zoals geautomatiseerde scores. Bovendien stelt het gebruikers in staat om aspecten van het beoordelingsproces te automatiseren, waardoor kostbare tijd wordt bespaard.

eAuction

eAuctions, die sterk lijken op RFI's, PPQ’s en RFQ's, kunnen in elke fase van het e-sourcingproces worden gehouden. Het is mogelijk om het te houden als een op zichzelf staande gebeurtenis voor voltooide items, of het kan volgen op een uitbesteding. 

Nadat de leveranciers zijn gekozen, krijgen zij een uitnodiging om deel te nemen aan een eAuction, een procedure waarin de uitgenodigde toeleveranciers met elkaar gaan concurreren om de opdracht te mogen uitvoeren. 

Er zijn verschillende e-sourcing-tools beschikbaar en elk van deze eAuction-varianten biedt zijn eigen voordelen. Veilingen zijn bedoeld om potentiële leveranciers aan te moedigen om de beste prijs te bieden en zo inkoopexperts het best beschikbare aanbod te bieden.

Toekenning van een contract

Een contract wordt aan de meest geschikte leverancier gegeven zodra alle relevante aanbestedingsprocedures en eAuctions tot een goed einde zijn gebracht. Bepaalde aspecten van deze procedure kunnen worden geautomatiseerd, wat resulteert in een onmiddellijk contract dat aan de winnende bieder wordt toegekend.

De belangrijkste voordelen van E-Sourcing

Hieronder volgt een lijst van enkele van de meest fundamentele voordelen van e-sourcing:

✔️ Realtime informatie: de mogelijkheid om toegang te krijgen tot realtime informatie en volledige zichtbaarheid tussen leveranciers en kopers te bieden.

✔️ Samenwerking en productiviteit: het gecentraliseerde databeheer en de eenvoudige integratie die het biedt met verschillende apps verhogen de productiviteit en samenwerking.

✔️ Leveranciers samenstellen: E-sourcing helpt bij het opstellen van een biedingspakket voor mogelijke toekomstige vereisten tijdens het samenstellen van vragen van leveranciers.

✔️ Tijd besparen: u kunt statistieken over de markt en gegevens over leveranciers binnen één gedigitaliseerde locatie krijgen, wat tijd bespaart en helpt bij het maken van een weloverwogen aankoop.

✔️ Handmatige processen minimaliseren: een economische methode om de hoeveelheid werk dat handmatig moet worden gedaan te verminderen door de procedures die gepaard gaan met sourcing te automatiseren.

Wat wil je bereiken met elektronische sourcing of e-sourcing? We horen graag van je, dus neem zo snel mogelijk contact met ons op.

Meer informatie? Neem contact op voor de mogelijkheden of plan een demo in.