Inkoopportaal voor de maakindustrie

Ongetwijfeld is inkoop één van de meest voorkomende maar gecompliceerde bedrijfsprocessen in zowel grote ondernemingen als MKB-bedrijven.

Geen wonder dat de maakbedrijven vaak veel tijd en energie steken in dit onderdeel van het bedrijfsproces. Maar nu is de echte vraag: ben jij één van deze bedrijven die op zoek is naar manieren om hun inkoopmethoden te digitaliseren om zodoende een efficiënter proces te creëren bij de inkoop van goederen? Als dat zo is, ben je bij het juiste artikel terecht gekomen. 

Wij hebben namelijk een uitgebreide uiteenzetting samengesteld die samenvat hoe je jouw inkoopproces kan optimaliseren en jouw problemen kan oplossen door middel van een inkoopportaal. Daar blijft het overigens niet bij, aan het einde van deze gids vind je zelfs één van de meest vertrouwde inkoopportalen zodat je niet door de talloze andere hoeft te bladeren die beweren dat zij het beste zijn. Dus lees snel verder! 

Wat is een inkoopportaal?

Om te begrijpen wat een inkoopportaal is, is het cruciaal om te weten waarom het is ontworpen. Vaak hebben maakbedrijven geen bemiddelende partij die contact kan leggen met hun toeleveranciers om zodoende aan de projecteisen te doen op het gebied van bijvoorbeeld prijs of levertijd. Omdat dit zorgt voor een gebrek aan coördinatie en wederzijds begrip maakt het de supply chain ongeschikt om de functionele behoeften van de maakbedrijven te vervullen. 

Juist daar komt een inkoopportaal uitermate van pas. In eerste instantie was het concept van een inkoopportaal geïnspireerd op een geavanceerde inkoopapplicatie samengevoegd met een leveranciersportaal, alles in één. Tegenwoordig is een inkoopportaal een ontworpen tool om het inkoopproces van je bedrijf te verbeteren door het naar een gecentraliseerd digitaal platform te leiden. 

In wezen is een dergelijk portaal ongelooflijk nuttig bij het bijhouden van alle inkoopactiviteiten. Het kan het organiseren van de zendingen tot alle verworven maakdelen omvatten, zoals bijvoorbeeld de voorraadlijst van alle benodigde materialen en andere leveringsdiensten van de toeleveranciers.

Belang van inkoopportaal in de maakindustrie

Om een goed gevulde voorraad in de maakindustrie te garanderen, biedt het inkoopportaal de fabrikanten en hun overeenkomstige leveranciers de volgende voordelen:

1. Duidelijke communicatie

Of het nu in een maakbedrijf of in een ander bedrijf is, communicatie is altijd de cruciale factor om ervoor te zorgen dat er aan de projecteisen van de klant voldaan wordt. Zelfs een kleine verwarring kan veel geld, moeite en tijd kosten. Samen met het geselecteerde materiaal om de bevestigde bestelling te leveren. Zo garandeert een inkoopportaal, met verschillende handige functionaliteiten, dat zowel fabrikanten als de toeleveranciers elkaar volledig begrijpen alvorens de productie in gang wordt gezet.

In een goed inkoopportaal zitten de volgende functies om de interactie tussen jou en jouw directe toeleveranciers te optimaliseren:

Privé realtime chat

Van het rechtstreeks maken van prijsafspraken met toeleveranciers tot het hebben van een korte discussie over de materiaalvereisten, snelle realtime chats stellen maakbedrijven in staat om duidelijk en effectief rechtstreeks met de toeleverancier te communiceren. Daarom elimineert deze één-op-één interactie via het inkoopportaal de kans op eventuele misverstanden in de toekomst.

Capaciteit voor meerdere offertes

Via het inkoopportaal kunnen maakbedrijven eenvoudig meerdere offerteaanvragen naar bestaande en potentiële nieuwe toeleveranciers versturen en ontvangen. Deze ongelimiteerde samenwerking helpt producenten om aan hun voorraad behoeften te voldoen door spontaan met meerdere leveranciers samen te werken. Het inkoopportaal maakt het behalen van gerichte deadlines met de gewenste materiaalvereisten namelijk beter beheersbaar. 

Meldingen

Een goed inkoopportaal maakt gebruik van meldingen om ervoor te zorgen dat de toeleverancier tijdig heeft geantwoord op het bericht of de offerteaanvraag van de inkoper. Er verschijnt bijvoorbeeld een melding wanneer de toeleverancier de tijdsduur heeft overschreden om aan een uitnodiging van de inkoper te voldoen. Daardoor krijgt ook elke inkoper een eerlijke kans bij de toeleverancier.

2. Orderadministratie en bevestiging

Door gebruik te maken van het wederzijdse kanaal van het inkoopportaal, kunnen de maakbedrijven hun productieschema’s onmiddellijk delen met hun partners. Door dit te doen, houden deze bedrijven de potentiële toeleveranciers op de hoogte van de toegewezen deadlines en de materiële behoeften van de klant. Deze transparantie van het bevestigen van de gevraagde projecteisen vergroot de kans op het beoogde resultaat te behalen.

Prestatiedashboard

Een interface met alle lopende bestellingen is eenvoudig te zien op de statusoverzicht pagina op het inkoopportaal. Bovendien is elke order gerelateerde actie te volgen en te monitoren, inclusief het geoptimaliseerde inkoopproces. Elke activiteit kan in detail worden geanalyseerd, wat de gebruikers kan helpen om te beslissen over de volgende zet. Verdere gegevens kunnen worden opgevraagd voor activiteiten zoals, momenteel beschikbare orders, bestel afwijkingen, pre-order vereisten, andere leveringsrapporten, etc.. 

Stel een vraag (Inquiries)

Het inkoopportaal stelt de gebruikers in staat door een aparte sectie aan te bieden dat alleen bedoeld is voor het beantwoorden van order gerelateerde vragen. Deze sectie wordt dan gebruikt om de inkopers voor te lichten over zaken zoals fabricage materiaal, actuele bestellingen, retourbeleid, betalingsbewijzen, enzovoorts.

3. Nauwkeurig materiaalbeheer

Maakbedrijven kunnen met een simpele ‘druk op de knop’ in het inkoopportaal gelijk de goede materialen uitzoeken bij de toeleveranciers. Ze kunnen zelfs de voorraden van hun toeleveranciers inzien. Het gevolg hiervan is dat er geen tekort kan ontstaan aan materialen voor een reeds bevestigde bestelling.

4. Gecontroleerde verzend overeenkomsten

Met een wederzijds gecentraliseerd systeem stelt het inkoopportaal de maakbedrijven in staat om de verzending te organiseren zodra een bestelling wordt bevestigd. Om wat voor type zending het ook gaat, de geverifieerde ontvangsten van het inkoopportaal helpen de maakbedrijven bij een solide database te creëren voor controle en balans.

Bovendien voorkomen verzendbonnen van ingekochte materialen in de eerste plaats ongewenste levering door de toeleveranciers. Nog belangrijker is dat het helpt om verwarring te voorkomen bij producenten doordat zij nauwkeurig onderscheid kunnen maken tussen de bestelde en ontvangen goederen.

Het inkoopportaal verplicht de toeleveranciers ook om de gegevens bij te houden na levering van de bestelde verzendingen. Alles van een zending wordt bijgehouden zoals trackingcodes, verzenddata en verwachte aankomstdata zodat alles geverifieerd kan worden.

5. Volledig beveiligd en secuur 

Het inkoopportaal is ontwikkeld met een robuust beveiligingssysteem om gelijk de grootste zorg weg te nemen bij de maakbedrijven en de toeleveranciers. Daarbovenop krijgen alleen geautoriseerde gebruikers toegang tot het inkoopportaal en haar database, zonder tussenkomst van derden.

Een ander noemenswaardig beveiligingsprotocol van het inkoopportaal is dat alle geverifieerde toeleveranciers een badge krijgen toegewezen. Vervolgens kunnen de maakbedrijven dus vrij een betrouwbare toeleverancier uitzoeken. Ook zijn op deze manier de maakbedrijven verplicht om correcte en nauwkeurige profielen te uploaden zodat ook de veiligheid van de toeleveranciers wordt gewaarborgd. 

Hoe kiest je de juiste leverancier voor jou inkoopportaal oplossing?

Voordat je een inkoopportaal selecteert voor de optimalisatie voor jouw inkoop- en /of productieprocessen moet je ervoor zorgen dat het portaal de volgende drie onmisbare functies bevat:

Geïntegreerd Ketensysteem

Begin je onderzoek door het geïntegreerde ketensysteem te identificeren dat wordt aangeboden op het door jou gewenste inkoopportaal. Is het een applicatie gebouwd in een gehost systeem of een Cloud gebaseerde oplossing? Houd in je achterhoofd dat bijna alle bedrijfseigenaren Cloud-based platformen aanbevelen als hun voorkeur. Ze genereren namelijk een significantere ROI (return on investment) en hun uitzonderlijke veelzijdigheid dragen bij aan de wenselijkheid van de gebruiker.

Volledig geautomatiseerd en P2P

Het is slim om een inkoopportaal te kiezen dat volledig geautomatiseerd draait om een soepele afhandeling van het kopen van goederen en diensten te garanderen. Terwijl we het hebben over automatisering, is er veel vraag naar de optie purchase-to-pay (P2P). Dit proces dat begint met het aanvragen van een order bij de toeleveranciers, leidt vervolgens tot de bevestiging en levering en vervolgens eindigt het bij het tijdig betalen van de facturatie. P2P wordt daarom beschouwd als de meest effectieve betaalmethode voor online portals, omdat ze compatibel zijn met mobiele apparaten en een wereldwijd snelle betaling mogelijk maken. 

Geverifieerd netwerk aan toeleveranciers

Hier valt ook de inspectie van geregistreerde toeleveranciers met licenties onder. Vergeet bij het contacteren van een nieuwe toeleverancier op het inkoopportaal niet om hun authentieke geschiedenis te bekijken. Veel portal verifiëren leveranciers al voordat ze worden weergegeven als beschikbaar aan de inkopers. 

Tot slot

Nadat je deze informatieve gids hebt doorgenomen, hopen we dat je wat waardevolle informatie en kennis hebt kunnen verkrijgen over de online inkoop wereld en dat je hebt ontdekt dat een inkoopportaal veel meer is dan het online kopen van maakdelen voor jouw bedrijf. In plaats daarvan is het een geïntegreerd online systeem dat bedrijven de mogelijkheid biedt om verbinding te maken en nauwkeuriger samen te werken met betrouwbaar en geverifieerde toeleveranciers. 

Nu we ons artikel aan het afsluiten zijn, is het tijd om onze belofte te vervullen om jouw het enige juiste inkoopportaal te geven dat aan al de bovenstaande behoeften voldoet. Dat platform is Tech2B. Op dit platform krijg je toegang tot het grootste netwerk van gevalideerde toeleveranciers die een kosteneffectieve inkoop aanbieden met een solide ketenintegratie en nog veel meer!

Benoemd naar de toegevoegde waarde van Tech2B voor jou bedrijf. Maak een gratis account hier aan.

Wil je meer informatie? Plan hier een online demo in.